Типичный случай - нужно быстро найти конкретный монитор или принтер, а никто не знает, где он?
Или при увольнении сотрудника выясняется, что вместе с ним «увольняется» и дорогостоящий ноутбук?
Эти проблемы ежедневно съедают время, нервы руководителей и бюджет компаний.
К счастью, бессистемный подход в учете имущества закончился. Современные цифровые решения, такие как «Инвентсофт — Учёт и инвентаризация имущества», не только автоматизируют, но и наводят идеальный порядок, делая процесс прозрачным и понятным для руководителей, материально ответственных лиц (МОЛ) и бухгалтерии.
Согласно пункту 2.8 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, при инвентаризации материально ответственное лицо должно обязательно присутствовать, найти и подтвердить все закрепленное за ним имущество. Приложение «Инвентсофт» не просто помогает выполнить это требование, а делает процесс простым, быстрым и документально зафиксированным.
Процесс построен на логичном взаимодействии между руководителем и материально ответственными лицами.
Руководитель или бухгалтер загружает в приложение существующий Excel-файл с перечнем имущества. На этом этапе можно сразу указать локацию (кабинет, склад) и назначить МОЛ.
Руководитель создает персональные задания на инвентаризацию. Каждый МОЛ получает уведомление на своем смартфоне или планшете. Больше не нужно ходить с бумажными описями по отделам — все хранится в одном мобильном приложении.
Материально ответственное лицо выполняет поставленную задачу:
Находит необходимую локацию (офис, помещение) и проводит инвентаризацию имущества путем сканирования штрих-кода при помощи камеры мобильного устройства.
Если штрих-кода нет, сотрудник находит позицию в общем перечне имущества и прямо в приложении и присваивает ему новый (созданный в приложении и распечатанный на принтере). При необходимости МОЛ может сменить локацию имущества.
МОЛ делает фотографию имущества, что является неоспоримым доказательством его наличия и состояния.
При необходимости сотрудник может уточнить или дополнить характеристики (например, «царапина на корпусе»).
С этого момента каждый стул, компьютер и монитор закреплен за конкретным сотрудником в конкретном месте. Руководитель в любой момент из приложения видит полную и актуальную картину: что, где и у кого находится.
При увольнении МОЛ процесс передачи ценностей становится формальностью. Бухгалтерия и руководитель формируют акт с полным списком закрепленного имущества. Новому сотруднику все имущество назначаются парой простых действий. Ничего не потеряется и не «забудется» в суматохе.
У вас несколько офисов в городе или даже в разных регионах? Это больше не проблема. В приложении вы видите не просто абстрактный «список техники», а четкую структуру: Офис на Московском проспекте, 26, кабинет 200 — ноутбук Dell (серийный номер XXX) закреплен за материально ответственным лицом Ярмолиной А.С. Вы контролируете процессы и активы, находясь где угодно.
«Инвентсофт — Учёт и инвентаризация имущества» — это не просто приложение для учета, это ваш цифровой помощник, который берет на себя все задачи, связанные с инвентаризацией и закреплением имущества. Он предоставляет руководителям инструмент для контроля, а материально ответственным лицам — простой и современный способ выполнить свои обязанности.
Забудьте о поисках потерянной техники и нервных сверках. Начните управлять активами легко, прозрачно и эффективно.
