Переезд офиса или реорганизация компании— это всегда стресс и колоссальный риск потерять часть имущества. Десятки единиц техники, мебели и оборудования теряются, ломаются при перевозке или «забываются» на старом месте.
Результат — финансовые потери и срыв сроков. Как сделать переезд не головной болью, а управляемым процессом? Рассмотрим на живом кейсе.
Компания «Инженерные системы», имеющая два офиса в городе, решила объединить их в одном современном бизнес-центре. Параллельно проводилась реорганизация: часть сотрудников переводилась на удаленную работу, а технику нужно было перераспределить.
Задача: переместить 150+ единиц имущества без потерь, зафиксировав новое местоположение и ответственных лиц.
Решение: вся логистика в одном приложении
Благодаря приложению «Инвентсофт — Учёт и инвентаризация имущества» процесс был разбит на простые и контролируемые этапы:
Еще до упаковки первых коробок в приложении был сформирован полный список всего имущества с привязкой к старым кабинетам и МОЛ. Это исключило споры о том, что и где должно находиться. Каждый ноутбук, монитор и МФУ имел свой штрих/QR-код.
Руководитель не бегал с бумажными списками. В приложении были созданы задания на перемещение для ответственных сотрудников. Например, задание для кладовщика звучала так: «Переместить 15 единиц оргтехники из каб. 204 (ул. Старая, 10) в каб. 501 (ул. Новая, 5)». МОЛ, получивший задание, видел точный перечень того, за что он отвечает при перевозке.
Это ключевой функционал. При погрузке на старом месте ответственный сотрудник сканировал штрих-код каждого предмета. В приложении он сразу указывал новую локацию — «Автомобиль такой то». С этого момента руководитель понимал что имущество «в пути». При разгрузке на новом месте другой сотрудник подтверждал прибытие, и актив получал новую локацию «Новый офис, каб. 501».
Чтобы избежать претензий о повреждениях при переезде, МОЛ делал фотографии критически важных единиц (например, серверов) до погрузки и после. Когда все предметы из задачи отсканированы на новом месте и закреплены за новыми МОЛ, задача в приложении закрывается.
Итог для «Инженерные системы»:
Нулевые потери: ни один из 150+ предметов не был утерян.
Прозрачность: на каждом этапе руководитель понимал, что уже перевезено, что в пути, что осталось на старом месте.
Быстрая адаптация: в первый же рабочий день в новом офисе каждый сотрудник получил свое закрепленное имущество
Переезд или реорганизация больше не будут проблемами. Это становится еще одним управляемым бизнес-процессом, где вы контролируете каждую единицу ценного имущества, экономя нервы, время и деньги.
